Smart Finder Manual

1.สิ่งที่ต้องจำ #

  • โรงแรมเซทเป็นระบบ VAT จะคืนเงิน ต้องคืนที่ Credit Note
  • Credit Note ควรทำในวัน
  • ถ้าข้ามวันควรทำ Refund
  • ห้อง Master ต้องเช็คเอาท์หลังสุด
  • Tab Inquiry จะแสดงข้อมูลของ ณ วันปัจจุบัน เช่น หากต้องการหาชื่อลูกค้าที่ทำการจองแล้วจะcheck in ในวันพรุ่งนี้ จะหาไม่เจอ ต้องทำการเพิ่มช่วงที่ค้นหา

2.Reservation Basic #

Reservation Basic

  1. กด tab Reservation
  2. ใส่ข้อมูล วัน เช็คอิน และ วันเช็คเอาท์
  3. กด Contract เพื่อทำการเพิ่ม Contract ควบคู่กับการจอง

2.1.การกระจายห้อง Duplicate Room #

การจองมากกว่า 1 ห้อง Smart Finder จะไม่ให้ทำการกำหนดเบอร์ห้อง (Assign Room)

เราต้องทำการกระจายห้องก่อน

  1. สังเกตจำนวนห้อง
    หากเป็นรายการจองที่มีมากกว่า 1 ห้อง ด้านขวาจะมีเมนู Duplicate Booking ให้เลือก
  2. กด Duplicate Booking

รายการจองจะถูกกระจายเป็นรายการละ 1 ห้อง

 

2.2.การรับมัดจำ Receipt Deposit #

เมื่อรายการจองต้องมีการมัดจำเงินเข้ามาเพื่อเป็นการยืนยันการจอง เนื่องจากแขกยังไม่ check in จึงทำรายการ Deposit ใน Tab Cashier ไม่ได้

  1. เลือก Req. Deposit & Payment
  2. กรอกข้อมูลจำนวนเงิน รายละเอียด และวิธีรับเงินที่คาดไว้
  3. กด SAVE

ถึงตอนนี้ยังเป็นแค่ขั้นตอนการรอรับเงินมัดจำ ดูได้จากหน้า CURRENT STATUS

หรือดูจาก Tab Inquiry

จะมีรูปถุงเงิน แสดงถึงการรอรับเงินมัดจำ

เมื่อมีการรับเงินมัดจำแล้ว ให้มาทำการบันทึกการรับเงิน ที่ Tab Cashier

  1. เลือก Tab Cashier
  2. เลือก Receive Deposit
  3. เลือกรายการที่ต้องการรับเงินมัดจำ
  4. เลือก RECEIVE

2.3.การยกเลิกการจอง #

  1. คลิกบนรายการจองที่ต้องการยกเลิก
  2. กด Cancel Reservation

3. กรอกชื่อผู้ทำการยกเลิกและเบอร์โทรของแขก
4. กรอกเหตุผลที่ทำการยกเลิก
5. กด Save & Print
6. เก็บใบ Booking Cancellation แล้วนำส่งพร้อมรายการที่ต้องส่งประจำรอบ

2.4.การยกเลิกการจอง #

  1. เลือก Tab Reservation

2.5.การกำหนดเบอร์ห้อง Assign Room #

ค้นหาการจองที่ยังไม่กำหนดเบอร์ห้อง

Tab Reservation (จองห้องพัก)

  1. เลือก Tab Reservation
  2. เลือก Room Assign

    ระบบจะแสดงหน้า ROOM ASSIGN

    หากไม่เจอห้องพัก ลองตรวจสอบว่า

    • การจองมากกว่า 1 ห้องจะต้องทำการกระจายห้องก่อน (Duplicate Room) จึงจะสามารถกำหนดเบอร์ห้องพักได้
  3. ทำการเลือกห้อง แล้วอย่าลืมกด SAVE (หากทำถูกต้อง รายการที่กำหนดเบอร์ห้องแล้วจะหายไป

Tab Inquiry (ค้นหาห้องพัก)

  1. เลือก Tab Inquiry
  2. เลือก Booking เพื่อแสดงรายการจองของแขกที่ยังไม่เข้าพัก
  3. column “Room Type” รายการจองที่ยังไม่กำหนดเบอร์ห้อง จะไม่มีหมายเลขห้องอยู่
  4. หากต้องการAssign Room (กำหนดเบอร์ห้อง) ให้คลิกรายการที่ต้องการ (ตรงไหนก็ได้ในแถวนั้น) แล้วกด Guest Profile ด้านขวามือ เพื่อแก้ไขข้อมูล
  5. กำหนดเบอร์ห้อง

  6. กด SAVE

 

3.Check in #

Tab Front Desk หน้า Current Statu แล้ว click บนห้องที่ต้องการ check in

  1. เลือก Check in
  2.  กรอกข้อมูลแขก
  3. กด SAVE

สถานะห้องจะเปลี่ยนเป็น OC

หากต้องการกลับไปแก้ไขข้อมูลแขก (เช่น ข้อมูลแขกต่างชาติ เพื่อกรอก TM30)

click ห้องที่ต้องการแก้ไขแล้วเลือก Edit Check In

click ตามรูป ปุ่มไหนก็ได้ หน้าต่างกรอกข้อมูลแขกต่างชาติจะปรากฏ

อย่าลืมกด SAVE

3.1.มัดจำค่าบัตรห้องพัก #

การมัดจำ คือการ settlement รายการใดๆ ที่ไม่ได้จัดเป็น item (ถ้าเป็น item ให้ดูการ posting) เช่น มัดจำค่าบัตรห้องพัก

Tab Front Desk

  1. เลือกห้องพักที่ต้องการ เมนูจะปรากฎขึ้น
  2. เลือก Cashier

  1. ไปที่ tab Deposit
  2. เลือก Settlement จะปรากฏเมนู  Deposit ด้านล่าง
  3. เลือก Deposit

  1. เลือกช่องทางรับเงิน เช่น Cash Deposit

  1. กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน
  2. กดปุ่ม PAY NOW (อย่าลืมรับเงินมัดจำ)

รายการมัดจำ (Deposit) จะแสดงให้เห็นดังรูป

4.Housekeeping #

Tab Housekeeping ใช้จัดการเรื่อง

  • ดูสถานะห้องพัก
  • เปลี่ยนสถานะห้องพัก
  • เติมของ Par Stock
  • ใช้ของ Item Posting

4.1.การเติมของสต็อก Par Stock #

  1. Tab Housekeeping
  2. เลือก Item Posting

ระบบจะแสดงหน้า  ITEM POSTING

  1. เลือก Par Stock

สังเกตว่า ตารางฝั่งซ้ายจะเปลี่ยนเป็นการแสดงผลเกี่ยวกับการเติมของ (มี column Add Qty)

  1. เลือกหมวด Amenity
  2. เลือก item ที่ต้องการเติมของ แล้วแก้ไขปริมาณที่ต้องการเติม
  3. เมื่อเติมครบทุกรายการแล้ว กด POST NOW เพื่อ SAVE

ตอนแก้ไขปริมาณ ให้คลิกตรง column Add Qty พิมพ์ปริมาณแล้วกด Enter

5.Cashier Basic #

เลือก Tab Cashier

5.1.การยกเลิกการชำระเงิน #

การยกเลิกการจ่ายเงินจากสาเหตุ เช่น ใส่จำนวนเงินผิด บันทึกการชำระผิดห้อง บันทึการชำระผิดวิธี จะต้องทำการ Credit Note ออก

ตัวอย่างเช่น ต้องการยกเลิกการชำระเงิน 1,500 บาท เนื่องจากบันทึกวิธีชำระผิด

  1. เลือก Tab Cashier
  2. เลือก Tax Invoice/Receipt
  3. เลือกรายการที่ต้องการ
  4. เลือก CREDIT NOTE

ระบบจะแสดงหน้าต่างใหม่ ให้กรอกรายละเอียดแล้วกด SAVE

จบ

5.2.ปิดรอบ Cashier #

  1. เลือก Tab Cashier
  2. เลือก Cashier Audit

ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่

  1. ใส่ USER และ PASSWORD
  2. 4. เช็คความถูกต้อง

column Audit Amount เป็นเพียงตัวเลขที่ดึงมาจาก column Amount เพื่อความสะดวก

  1. กด CLOSE NOW เพื่อไปหน้าถัดไป

  1. ใส่ข้อมูลเงิน
  2. ใส่หมายเหตุ เช่น เงินขาดไป 5 บาท จะใส่คืนรอบหน้า
  3. กด SAVE NOW

6.รายการท่ีต้องส่งประจำรอบ #

  1. ซองเงิน (ซีลพร้อมลายเซ็นผู้ส่งเงิน)
  2. ใบปะหน้าซองเงินจาก Smart Finder
  3. ใบ Cancel Reservation ถ้ามี

7.เช็ค Guest In House #

เช็คค่าห้อง

เช็คอาหารเช้า

เช็คค่าห้อง เผื่อว่าลูกค้าย้ายห้อง

8.Night Audit #

  1.  Hotel Posting Journal ของทั้งวัน
  2. เช็ค Actual Arrival/Actual Departure
  3. เช็ค Expected Arrival/Expected Departure
  4. เช็ค Guest In House
  5. เลือก Tab Night Audit

หากมี Due out ระบบจะแสดง และจะไม่ให้ทำต่อ ต้องกลับไปแก้ไขก่อน

หากมี No Show ระบบจะแสดง และให้กด Continue เพื่อทำการ No Show

  1. เลือก Trans
  2. เลือก Post
  3. เลือก Close day
  4. เลือก Close now
  5. หากมี No Show (เช็คได้จาก Report No Show)

 

พิมพ์รายงาน ให้ Front, บัญชี, แม่บ้าน, เจ้าของ วันถัดไป

  1. พิมพ์รายงาน Expected Arrival (ไม่ต้อง Show rate)
  2. พิมพ์รายงาน Expected Departure (แสดง show notice และ show comments)
  3. พิมพ์รายงาน Guest In House (แสดง show notice และ show comments)
  4. พิมพ์รายงาน Current Room Count ให้แม่บ้าน (มีแต่ภาษาอังกฤษ)
  5. พิมพ์รายงาน Management Report (Landscape ดูง่ายกว่า)
  6. พิมพ์รายงาน Trial Balance Report
  7. พิมพ์รายงาน Hotel Posting Journal (เลือกวันที่ย้อนหลัง 1 วัน)

9.รายงาน Hotel Posting Journal #

  1. เลือก tab Reports
  2. หารายงาน posting
  3. เลือกรายงาน Hotel Posting Journal

  1. เลือกวันที่ โดยปกติจะเป็นวันที่เข้ากะ
  2. เลือก user หากต้องการดูทั้งวัน ไม่ต้องใส่ user
  3. เลือก Sort by Transaction
  4. กด Print หรือ View

 

10.Tab Inquiry #

Tab Inquiry จะแสดงผลเฉพาะวันปัจจุบันเป็นdefault

หากต้องการหารายการแขกที่จะเข้าพัก ในอีกวัน 2 วันข้างหน้าจะต้องเพิ่มช่วงวันค้นหา

  1. เลือก Tab Inquiry
  2. กดลูกศร

  1. เพิ่มช่วงการค้นหา หรือแค่กด select all date
  2. กด Search

11.รวมรายการในใบกำกับภาษีใบเดียว #

ระบบ Cashier จะแยก folio เป็น main, extra และ deposit

ทำให้การชำระเงินต้องทำแยกกัน ดังนั้น ใบกำกับภาษีจะแยกเป็นหลายใบ